AI電話対応で代表電話の繰り返しの問い合わせを案内
営業時間、場所、料金、利用方法など文書で答えられる電話に、アップロードした文書をもとに案内します。スタッフは人の判断が必要な電話に集中できます。
こんなところに向いています
- 同じ質問の電話が一日に何度も繰り返されるところ
- 対応スタッフが他の業務と兼任で、電話を取り逃がすところ
- 案内資料がある、または資料を管理する担当者を決められるところ
通話の流れ
- お客様が代表番号に電話すると、AIが最初に出ます
- 質問の答えを自社の文書から探し、音声で案内します
- 文書に根拠が足りない質問は、担当者につなぐか連絡先を伺う運用にします
- 通話の録音と文字起こしは会話履歴に残り、あとから確認できます
AIが行わないこと
予約変更、注文、決済、返金などの処理はAIが直接行いません。案内までを担当し、処理は担当者に引き継ぐ方式です。処理まで自動化が必要な場合は合わないことがあります。
導入の流れ
- コンソールに案内資料(PDF、DOCX、指定のExcel様式)をアップロードします
- コンソールの音声テストで、AIが資料をもとに答える声と話し方を事前に聞けます
- 担当者が現在の回線環境を確認し、代表番号をAI電話につなぎます
- 運用中は通話履歴、録音、文字起こし、利用量をコンソールで確認します
電話自動応答AIは実際の問い合わせで比較しましょう
まず先週よく受けた質問20件と、担当者の判断が必要な質問5件を用意します。同じ質問で試すと、声の印象だけでなく実務に合うかを比較できます。
- 営業時間や料金など、正解が決まっている質問は文書と回答を照合します
- 文書にない質問や返金依頼で、勝手に約束せず担当者へ引き継ぐかを確認します
- 担当者が応答できる場合と不在の場合に分け、転送と連絡先受付を試します
- 代表番号の接続可否と想定通話量に応じた費用は、導入相談で確認します
よくある質問
シナリオ型のコールボットと何が違いますか？
シナリオをあらかじめ作る代わりに、アップロードした文書を根拠に答えます。案内内容が変わったら文書を直すだけで、同じ文書でウェブチャットとWeb電話にも答えます。
今の代表番号をそのまま使えますか？
現在の回線や交換機の環境によって接続方法が変わります。お問い合わせいただければ、担当者が環境を確認してご案内します。
英語や日本語の電話にも対応できますか？
はい。韓国語、英語、日本語で対応し、三つの言語とも同じ文書を基準に答えます。
自社の文書で聞いてみてから決めてください。
会社名、連絡先、必要なチャネルをお知らせください。担当者が確認のうえ、導入方法と日程をご案内します。