axi-live プライバシーポリシー

1.取り扱う個人情報の範囲と当社の役割

本サービスで取り扱う個人情報は二つに分かれます。顧客企業のスタッフがコンソールと担当者デスクを使うためのアカウント情報と導入のお問い合わせ情報は、当社が直接収集・利用します。顧客企業のウェブチャット、代表番号、ウェブ電話で生じる会話、通話録音、担当者への連絡依頼の情報は、当社が顧客企業のために受託して取り扱います。当社は受託した情報を、顧客企業が定めた目的と本ポリシーに記載した範囲内でのみ取り扱います。

2.収集する個人情報の項目と収集方法

当社は本サービスの提供に必要な最小限の情報のみを取り扱います。

ア. 顧客企業のスタッフ(コンソール・担当者デスクの利用者)

• 必須: メールアドレス、氏名(表示名)、パスワード(一方向暗号化して保存)、所属顧客企業、役割、言語・タイムゾーン設定
• ログイン時に自動生成: ログイン日時、接続IPアドレス、ログイン回数、ログイン失敗回数とロックの有無
• 担当者デスクでブラウザから電話を受ける場合: 通話接続用のアカウント情報(自動発行、パスワードは暗号化して保存)と通話中のスタッフの音声(下記ウの録音に含まれます)
• 担当者への電話転送を使う場合: 顧客企業が登録した担当者の電話番号(暗号化して保存)
• 収集方法: 顧客企業の管理者または当社の運営者がアカウントを作成・設定する際に入力し、ログイン記録は利用中に自動で生成されます。

イ. ウェブチャットの訪問者

• 会話内容: 訪問者が入力した質問とAIの回答、会話言語、会話日時
• 会話識別情報: ランダムに生成した会話トークン(ブラウザのストレージとCookieに保存)
• 訪問者はアカウントを作成せず、当社は会話だけで訪問者の氏名や連絡先を収集しません。ただし、訪問者が質問の中に自ら書いた情報は会話内容として保存されます。

ウ. 電話(代表番号)とウェブ電話の利用者

• 電話: 発信者番号、着信した代表番号、通話日時と通話時間
• ウェブ電話: 通話日時と通話時間、通話識別用のランダムなトークン
• 通話録音: AI案内の部分と担当者につないだ後の部分を含む通話全体の音声(利用者と顧客企業スタッフの音声)
• 通話記録: AIとの会話の文字記録、担当者につないだ通話を録音から書き起こした文字記録
• 収集方法: 通話がつながると自動で録音・記録されます。顧客企業は通話の開始時に録音していることを案内しなければなりません(利用規約参照)。

エ. 担当者への連絡依頼

• AIが文書から回答を見つけられず、利用者が担当者からの連絡を依頼する場合: お名前、連絡先(電話番号)、ご用件
• 収集方法: ウェブチャットでは依頼フォームに直接入力し、内容を確認してから送信します。電話では通話中に話した内容と発信者番号で受け付けます。

オ. サービス利用中に自動で生成される情報

• サーバーアクセス記録: 接続IPアドレス、リクエストURLと内容、リクエスト日時(サーバーログ)
• セキュリティ記録: コンソールで文書・設定・フォローアップを変更したスタッフのメールアドレス、IPアドレス、ブラウザ情報(User-Agent)
• 利用量記録: 回答数、トークン数、音声・通話の利用時間(個人を識別する情報は含みません)
• 通話品質記録: 通話の遅延や途切れなどの数値(音声の内容は含みません)

カ. 顧客企業がアップロードした文書

• 顧客企業が回答の根拠としてアップロードした文書(PDF、DOCX、指定のExcel様式)に個人情報が含まれている場合、そのまま保存・索引化されます。顧客企業は必要な情報のみを含む文書をアップロードしてください。

キ. 導入のお問い合わせ

• 必須: 会社名、担当者名、連絡先(メールアドレスまたは電話番号)、必要なチャネル(電話、ウェブチャット)
• 任意: お問い合わせ内容(決められた項目から選択)
• 収集方法: サービス紹介画面の導入お問い合わせフォームに直接入力して送信します。入力内容はデータベースに保存せず、当社のお問い合わせ用メールボックス(contact@aximum.co.kr)へそのまま転送されます。

3.収集しない情報

• ウェブチャット訪問者のIPアドレスとブラウザ情報は会話記録(データベース)に保存しません。ただし、すべてのリクエストと同様にサーバーアクセス記録には残ります。
• 顧客企業のスタッフがコンソールで使う音声テストは録音しません。音声はスタッフのブラウザと音声AI提供者(OpenAI)の間で直接やり取りされ、会話の文字記録のみが残ります。
• 広告、行動分析、外部の分析ツール(トラッキングピクセルなど)は使用しません。
• ウェブチャットの担当者連絡依頼に書いたお名前と連絡先はAIモデルに送信しません。ただし電話では、AIが折り返し先の番号を確認できるよう、発信者番号を音声AI提供者に渡します。

4.個人情報の利用目的

• 顧客企業スタッフのアカウント: 本人確認、ログインと権限の管理、不正ログインの防止、担当者デスクでの通話接続、サービスのお知らせ
• ウェブチャットの会話: 文書に基づく回答の提供、続く質問の文脈の維持、顧客企業による相談記録の確認と品質改善
• 電話・ウェブ電話: 通話の接続とAI音声案内、担当者への転送、録音と書き起こしによる顧客企業の相談内容の確認と応対品質の改善、紛争が生じた際の事実確認
• 担当者への連絡依頼: 顧客企業の担当者が利用者に連絡してフォローアップするため
• 導入のお問い合わせ: お問い合わせいただいた方に導入方法と日程をご案内するため
• サーバーアクセス記録、セキュリティ記録、通話品質記録: サービスの安定性確保、セキュリティ事故の予防と調査、障害対応
• 利用量記録: 顧客企業ごとの利用量の算定と明細の提供

5.個人情報の保有・利用期間

当社は利用目的を達成した個人情報を遅滞なく破棄します。項目ごとの保有期間は次のとおりです。

• ウェブチャットの会話、通話録音、通話記録(書き起こしを含む)、会話に紐づく発信者番号: 最後のメッセージまたは通話から顧客企業が定めた期間(既定90日、1日〜3,650日で設定可能)保管した後、毎日自動で削除します。
• 通話の接続処理で別に使う発信者番号: 通話が終わると消去します。
• 担当者への連絡依頼のお名前・連絡先: 依頼が完了または取り消された日から30日後に自動で削除します。利用者が確認していない依頼の下書きは1日後に削除します。ご用件は統計のため会話の保管期間中残ることがあります。
• 導入のお問い合わせ: 当社のお問い合わせ用メールボックスで対応を終えた日から1年間保管した後、削除します。
• 顧客企業スタッフのアカウント、ログイン記録、担当者の電話番号: サービス利用契約の期間中保管し、契約終了後は顧客企業と合意した手順で破棄します。
• セキュリティ記録、利用量記録、通話接続記録(発信者番号を除く): セキュリティ監査と利用量の精算のため、サービス利用契約の期間中保管します。
• サーバーアクセス記録: セキュリティ事故の調査と障害対応に必要な期間保管した後、削除します。
• バックアップ: 障害復旧のためデータベースを毎日バックアップし、30日後に削除します。そのため、上記の期間を過ぎて削除した情報も最大30日間バックアップに残ることがあり、バックアップは復旧以外の目的には使用しません。
• 関連法令で保存期間が定められている場合は、その期間保管します。

6.個人情報の破棄手順と方法

保有期間が過ぎた、または利用目的を達成した個人情報は、自動削除処理または担当者による削除手続きで破棄します。電子ファイル(通話録音ファイルを含む)は復元できない方法で削除し、紙の文書は裁断または焼却します。

7.個人情報の第三者提供

当社は利用者の個人情報を第三者に提供しません。ただし、利用者が同意した場合、法令に特別な定めがある場合、捜査機関が法令に定める手続きに従って求めた場合は例外とします。会話、通話録音、担当者への連絡依頼の情報は本サービスを導入した当該顧客企業に提供されますが、これは顧客企業からの委託に基づく取り扱いです。

8.個人情報の取り扱いの委託

当社は本サービスの提供のため、次のとおり個人情報の取り扱い業務を委託しています。委託契約の際には個人情報が安全に管理されるよう必要な事項を定め、受託者を管理・監督します。国外の受託者への移転内容は次の条項に記載しています。

受託者や委託業務が変わった場合は、本ポリシーでお知らせします。

9.個人情報の国外移転

当社は委託業務のため、次のとおり個人情報を国外に移転します。移転はサービスを利用するたびに暗号化されたネットワークを通じて行われます。

国外移転を望まない場合は contact@aximum.co.kr まで拒否の意思をお知らせください。ただし、上記の移転は本サービスの提供に不可欠なため、拒否するとウェブチャットと電話・ウェブ電話のAI案内はご利用いただけません。導入のお問い合わせはフォームの代わりに電話でも可能です。

10.情報主体の権利と行使方法

利用者はいつでも自身の個人情報について次の権利を行使できます。請求は contact@aximum.co.kr で受け付け、当社は本人または正当な代理人であることを確認した上で遅滞なく対応します。ウェブチャット・電話・ウェブ電話の利用者は利用したウェブサイトや電話番号を運営する顧客企業にも請求でき、顧客企業のスタッフは所属する顧客企業の管理者を通じて請求することもできます。

• 個人情報の閲覧の請求(通話録音を含む)
• 誤りなどの訂正・削除の請求
• 取り扱いの停止の請求
• 同意の撤回
• 権利の行使は法定代理人または委任を受けた代理人を通じて行うこともできます。
• 閲覧と取り扱い停止の請求は個人情報保護法第35条第4項、第37条第2項により制限されることがあり、他の法令で収集対象と定められた個人情報は削除を請求できません。

11.Cookie等の自動収集装置の設置・運用と拒否

本サービスはログインの維持、会話の継続、画面設定のために次のCookieとブラウザのストレージを使用します。広告や追跡目的のCookieは使用しません。

• ログインセッションCookie: 顧客企業スタッフのログインを維持
• ログイン状態保持Cookie: ログイン時にログイン状態の保持を選んだ場合、最大1週間
• 会話Cookie(axi_chat_…): ウェブチャット単独画面で進行中の会話をつなぐ、7日間
• ブラウザのストレージ(axi-live:chat:…): ウェブサイトに組み込んだウェブチャットウィジェットで進行中の会話をつなぐ
• ブラウザのストレージ(staff-desk:sound:…): 担当者デスクの通知音の設定
• 言語Cookie(locale): 選んだ表示言語を記憶
• ブラウザの設定でCookieとサイトデータを拒否または削除できます。ただし拒否すると、ログインの維持や会話の継続ができない場合があります。

12.個人情報の安全確保措置

• パスワードの一方向暗号化(bcrypt)、発信者番号・担当者連絡依頼のお名前と連絡先・担当者の電話番号の暗号化保存
• すべての通信区間の暗号化(HTTPS、電話区間のAI接続はTLS)
• 顧客企業ごとのデータ分離と役割(オーナー・管理者・担当者)に応じたアクセス権限の管理、通話録音は韓国内の運用サーバーにのみ保存し、所属顧客企業のスタッフのみ再生可能
• ログイン失敗の繰り返しによるアカウントロック、リクエスト回数の制限などによる不正アクセスの遮断
• 文書・設定の変更など主要な操作のセキュリティ記録の保管
• サーバーログから会話内容、発信者番号、連絡先を除外
• 個人情報を扱う人員の最小化と教育

13.個人情報保護責任者

当社は個人情報の取り扱いに関する業務を統括し、利用者の苦情処理と被害救済を担当する個人情報保護責任者を次のとおり指定しています。個人情報に関するお問い合わせ、削除の請求、セキュリティ上の脆弱性の報告は保護責任者までご連絡ください。

• 氏名: チョン・ウンホ
• 役職: 代表
• 連絡先: 070-7919-1673
• メール: contact@aximum.co.kr

14.14歳未満の児童の個人情報

本サービスは顧客企業が導入する業務用サービスであり、14歳未満の児童を対象としておらず、児童の個人情報を故意に収集しません。

15.権利侵害の救済方法

個人情報の侵害に関する申告や相談が必要な場合は、次の機関(大韓民国)にお問い合わせいただけます。

• 個人情報侵害申告センター(KISA): 118 / privacy.kisa.or.kr
• 個人情報紛争調停委員会: 1833-6972 / www.kopico.go.kr
• 大検察庁サイバー捜査: 1301
• 警察庁サイバー捜査局: 182 / ecrm.police.go.kr

16.プライバシーポリシーの変更

本ポリシーは施行日から適用されます。法令やサービスの変更により内容を改める場合は、施行の7日前(利用者に不利または重要な変更は30日前)から、このページとサービスのお知らせでお知らせします。旧ポリシーが必要な場合は contact@aximum.co.kr までご請求ください。